Schedine Alloggiati Web: cosa sono e come prepararle più velocemente
Le schedine Alloggiati Web sono uno degli elementi più importanti nella gestione degli ospiti per strutture ricettive, affitti brevi, B&B e case vacanza.
Per molti piccoli host, però, sono anche una delle parti più noiose: bisogna raccogliere i dati, controllarli, organizzarli e prepararli correttamente nei tempi richiesti.
In questa guida vediamo cosa sono le schedine, quali informazioni servono e come velocizzare la preparazione usando un flusso di check-in online.
Cosa sono le schedine Alloggiati Web
Con il termine “schedine” si indicano comunemente le comunicazioni relative agli ospiti alloggiati da trasmettere tramite il portale Alloggiati Web.
In pratica, l’host o il gestore deve comunicare le generalità delle persone che soggiornano nella struttura.
Per preparare correttamente questi dati, servono informazioni anagrafiche, dati del documento, cittadinanza, nella struttura.
Per preparare correttamente questi dati, servono informazioni anagrafiche, date di soggiorno e tipologia dell’ospite.
Perché la preparazione delle schedine richiede tempo
Il problema non è solo compilare il portale.
Il vero problema è arrivare al momento della compilazione con i dati già corretti.
Spesso invece succede che:
- l’ospite ha mandato solo una foto del documento;
- mancano Stato di nascita o cittadinanza;
- non sono stati raccolti i dati degli altri membri;
- non è chiaro chi sia il capo famiglia o il capo gruppo;
- le date della prenotazione sono annotate altrove;
- i dati sono divisi tra WhatsApp, email, Airbnb e Booking.
In queste condizioni, preparare le schedine diventa lento e stressante.
Quali dati servono per preparare una schedina
In generale conviene avere già ordinati:
- nome e cognome;
- sesso;
- data di nascita;
- luogo e Stato di nascita;
- cittadinanza;
- tipo e numero documento;
- luogo di rilascio del documento;
- tipo alloggiato;
- data di arrivo;
- data di partenza;
- giorni di permanenza;
- alloggio collegato alla prenotazione.
La cosa importante è raccogliere questi dati prima dell’arrivo, non mentre l’ospite è già davanti alla porta.
Il ruolo dell’ospite principale
Quando la prenotazione riguarda più persone, è utile individuare un ospite principale.
A seconda del caso, può trattarsi di:
- ospite singolo;
- capo famiglia;
- capo gruppo.
Gli altri ospiti possono essere membri della famiglia o membri del gruppo.
Organizzare subito questa distinzione rende più semplice la preparazione dei dati e riduce la possibilità di errori.
Come velocizzare la preparazione
Il modo più efficace per preparare le schedine più velocemente è rendere la raccolta dati strutturata.
Invece di chiedere dati a mano, puoi usare un flusso come questo:
- apri la prenotazione;
- invii un link all’ospite;
- l’ospite compila i dati di tutti i partecipanti;
- tu controlli i dati ricevuti;
- prepari le schedine o i dati da usare su Alloggiati Web.
Questo approccio riduce il lavoro manuale e ti permette di arrivare al giorno dell’arrivo con le informazioni già pronte.
Errori da evitare
Copiare dati da foto poco leggibili
Le foto dei documenti inviate in chat possono essere sfocate, tagliate o poco leggibili.
Meglio raccogliere i dati in campi strutturati.
Dimenticare gli altri ospiti
Non basta pensare solo a chi ha prenotato. Se soggiornano più persone, devi gestire i dati di tutti gli ospiti alloggiati.
Non controllare i dati prima del soggiorno
Un form online aiuta, ma l’host deve comunque verificare che le informazioni siano complete e coerenti.
Confondere prenotazioni diverse
Se hai più alloggi o più arrivi nello stesso giorno, è fondamentale che ogni ospite sia collegato alla prenotazione corretta.
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Come AlloggioPro ti aiuta
AlloggioPro semplifica il processo perché permette di raccogliere i dati ospiti tramite check-in online.
Puoi inviare un link alla prenotazione, lasciare che l’ospite compili i dati dal telefono e ricevere tutto in app.
In questo modo puoi:
- ridurre messaggi manuali;
- evitare dati sparsi;
- collegare ospiti e prenotazione;
- distinguere ospite principale e membri;
- preparare più rapidamente le informazioni per le schedine Alloggiati Web.
AlloggioPro non sostituisce le responsabilità dell’host, ma rende il flusso più ordinato.
Conclusione
Le schedine Alloggiati Web diventano complicate soprattutto quando i dati sono raccolti male.
Se invece gli ospiti compilano tutto prima dell’arrivo, il lavoro dell’host diventa molto più semplice.
Con AlloggioPro puoi inviare un link di check-in online, ricevere i dati ospiti in app e preparare più velocemente le informazioni necessarie per Alloggiati Web.
