Messaggio WhatsApp per chiedere i dati ospiti prima del check-in
Se gestisci affitti brevi, B&B o case vacanza, prima o poi ti trovi a mandare sempre lo stesso messaggio:
“Mi mandi i dati degli ospiti per il check-in?”
Sembra una richiesta semplice, ma spesso crea confusione. L’ospite manda solo il proprio documento, dimentica gli altri componenti del gruppo, invia foto poco leggibili o risponde con dati sparsi in più messaggi.
Per questo conviene usare un messaggio chiaro, gentile e già pronto.
In questa guida trovi template WhatsApp da copiare, versioni più formali, messaggi per Airbnb e Booking.com, promemoria per chi non risponde e un’alternativa più ordinata: il link di check-in online.
Perché chiedere i dati prima dell’arrivo
Chiedere i dati prima dell’arrivo ti permette di evitare corse all’ultimo minuto.
È utile perché puoi:
- verificare che tutti gli ospiti siano stati inseriti;
- controllare eventuali dati mancanti;
- preparare la registrazione;
- organizzare meglio il check-in;
- evitare messaggi urgenti il giorno dell’arrivo;
- collegare i dati alla prenotazione corretta;
- ridurre errori di trascrizione.
Aspettare il giorno dell’arrivo è rischioso, soprattutto se fai self check-in o se l’ospite arriva in serata.
Quali dati chiedere agli ospiti
Prima di inviare il messaggio, devi sapere quali informazioni ti servono.
In generale, per preparare la registrazione degli ospiti possono servire dati come:
- nome;
- cognome;
- sesso;
- data di nascita;
- luogo di nascita;
- cittadinanza;
- tipo documento;
- numero documento;
- luogo di rilascio del documento;
- giorni di permanenza;
- ruolo nel gruppo o famiglia.
Il manuale Alloggiati Web indica campi come cittadinanza, luogo di nascita, nome, cognome, data di nascita, sesso, luogo di rilascio, tipo documento e numero documento. Per capo famiglia o capo gruppo, il manuale specifica anche la necessità di aggiungere le schedine degli ulteriori ospiti.
Per questo è importante non raccogliere solo i dati della persona che ha prenotato.
Template 1: messaggio semplice e gentile
Questo messaggio va bene per Airbnb, WhatsApp o prenotazioni dirette informali.
Ciao [Nome], 😊
per preparare correttamente il check-in avrei bisogno dei dati degli ospiti che soggiorneranno nell'appartamento.
Puoi inviarmi, per ogni ospite:
- nome e cognome
- data e luogo di nascita
- cittadinanza
- tipo e numero documento
- luogo di rilascio del documento
Mi servono i dati di tutti gli ospiti, non solo della persona che ha prenotato.
Grazie mille!È un messaggio chiaro, ma resta comunque manuale: l’ospite potrebbe rispondere in modo disordinato.
Template 2: messaggio breve
Utile quando hai già confidenza con l’ospite o vuoi essere diretto.
Ciao [Nome],
per favore puoi mandarmi i dati di tutti gli ospiti per preparare il check-in?
Per ogni persona mi servono:
nome, cognome, data e luogo di nascita, cittadinanza, tipo e numero documento, luogo di rilascio.
Grazie!È rapido, ma non spiega molto. Va bene se l’ospite è collaborativo.
Template 3: messaggio più professionale
Adatto a B&B, case vacanza, locazioni turistiche o comunicazioni più formali.
Buongiorno [Nome],
per completare la procedura di check-in abbiamo bisogno dei dati di tutti gli ospiti che soggiorneranno nella struttura.
Le chiediamo gentilmente di inviarci prima dell'arrivo, per ogni ospite:
- nome e cognome
- data e luogo di nascita
- cittadinanza
- tipo e numero del documento
- luogo di rilascio del documento
La raccolta anticipata dei dati ci permette di velocizzare il check-in e preparare correttamente la registrazione degli ospiti.
Grazie per la collaborazione.Questa versione è più adatta se vuoi mantenere un tono professionale.
Template 4: messaggio con link di check-in online
Questa è la soluzione migliore se usi un gestionale o un modulo di check-in online.
Ciao [Nome], 😊
per velocizzare il check-in ti chiedo di compilare i dati degli ospiti da questo link:
[LINK CHECK-IN]
Il modulo richiede le informazioni necessarie per la gestione del soggiorno.
Ti chiedo di inserirle per tutti gli ospiti che saranno presenti nell'appartamento.
Grazie mille!Questo messaggio è più efficace perché non chiede all’ospite di scrivere tutto in chat. Lo guida verso un modulo strutturato.
Template 5: messaggio per Airbnb
Su Airbnb conviene usare un tono semplice e non troppo burocratico.
Ciao [Nome],
grazie ancora per la prenotazione!
Per preparare il check-in, ti chiedo gentilmente di compilare i dati degli ospiti da questo link:
[LINK CHECK-IN]
Servono i dati di tutte le persone che soggiorneranno nell'appartamento.
La compilazione richiede pochi minuti e ci aiuta a organizzare meglio l'arrivo.
A disposizione per qualsiasi dubbio.
Grazie!Questo messaggio funziona bene perché collega la richiesta al soggiorno e non sembra una richiesta improvvisa.
Template 6: messaggio per Booking.com
Su Booking.com puoi usare una versione leggermente più formale.
Buongiorno [Nome],
la ringraziamo per la prenotazione.
Per completare la procedura di check-in, chiediamo gentilmente di compilare i dati degli ospiti tramite il seguente link:
[LINK CHECK-IN]
È necessario inserire i dati di tutte le persone che soggiorneranno nella struttura.
Restiamo a disposizione per qualsiasi informazione.
Grazie.È breve, professionale e adatto a una comunicazione meno personale.
Template 7: promemoria se l’ospite non risponde
Se l’ospite non invia i dati, evita messaggi aggressivi. Meglio un promemoria chiaro.
Ciao [Nome], ti scrivo solo per ricordarti la compilazione dei dati ospiti per il check-in.
Puoi completarli da qui:
[LINK CHECK-IN]
Servono prima dell'arrivo per preparare correttamente la registrazione.
Grazie mille!Se manca poco all’arrivo, puoi essere un po’ più diretto.
Ciao [Nome],
ti ricordo che mancano ancora i dati degli ospiti per il check-in.
Per favore puoi completarli appena riesci da questo link?
[LINK CHECK-IN]
Così riusciamo a preparare tutto prima del vostro arrivo.
Grazie!Template 8: dati incompleti
A volte l’ospite compila solo una parte o manda i dati di una sola persona.
Ciao [Nome],
grazie per i dati inviati.
Mancano però ancora i dati di [numero] ospite/i.
Per completare il check-in servono i dati di tutte le persone che soggiorneranno nell'appartamento.
Puoi aggiungerli da qui?
[LINK CHECK-IN]
Grazie mille!Questo messaggio evita incomprensioni e chiarisce che non basta il referente della prenotazione.
Template 9: documento poco leggibile
Se ricevi foto documento via chat e non si legge bene, puoi scrivere:
Ciao [Nome],
grazie, però il documento non si legge bene.
Per favore puoi inviare una foto più chiara oppure compilare direttamente i dati da questo link?
[LINK CHECK-IN]
Così evitiamo errori nella registrazione.
Grazie!Meglio proporre sempre il link: riduce lo scambio di foto e dati sparsi.
Template 10: gruppo o famiglia
Quando arrivano famiglie o gruppi, specifica subito che servono i dati di tutti.
Ciao [Nome],
per preparare il check-in del gruppo/famiglia servono i dati di tutte le persone che soggiorneranno nell'appartamento, non solo della persona che ha prenotato.
Puoi compilarli qui:
[LINK CHECK-IN]
La compilazione richiede pochi minuti.
Grazie!Questo è uno dei messaggi più importanti, perché molti ospiti pensano che basti il documento di chi ha prenotato.
Errori da evitare nel messaggio
Chiedere “i documenti” in modo generico
Se scrivi solo “mandami i documenti”, l’ospite potrebbe mandare una foto senza dati completi oppure il documento di una sola persona.
Meglio indicare esattamente cosa serve.
Non specificare “tutti gli ospiti”
Questa è la causa più comune di dati incompleti.
Scrivi sempre:
“Servono i dati di tutte le persone che soggiorneranno nell’appartamento.”
Chiedere tutto il giorno stesso
Il giorno del check-in è già pieno di cose da gestire.
Meglio inviare il messaggio almeno qualche giorno prima, soprattutto nei periodi con più arrivi.
Usare WhatsApp come archivio
WhatsApp va bene per comunicare, ma non è ideale come archivio dati.
I dati finiscono sparsi in chat, foto, messaggi vocali e risposte separate. Quando hai più prenotazioni, recuperare tutto diventa scomodo.
Quando inviare il messaggio
Una sequenza semplice può essere:
Subito dopo la prenotazione
Invia un messaggio breve con ringraziamento e informazione sul check-in.
Ciao [Nome],
grazie per la prenotazione!
Nei prossimi giorni ti invierò il link per completare i dati degli ospiti e le istruzioni per l'arrivo.
A presto!3-5 giorni prima dell’arrivo
Invia il link di check-in online o la richiesta dati.
Ciao [Nome],
ti invio il link per compilare i dati degli ospiti prima dell'arrivo:
[LINK CHECK-IN]
Servono i dati di tutte le persone che soggiorneranno nell'appartamento.
Grazie!Il giorno prima
Se mancano dati, invia un promemoria.
Ciao [Nome],
ti ricordo gentilmente di completare i dati ospiti per il check-in:
[LINK CHECK-IN]
Così domani troviamo tutto pronto.
Grazie!Perché il link di check-in online è meglio
Il messaggio WhatsApp è utile, ma il link di check-in online è più ordinato.
Con un link puoi:
- guidare l’ospite nella compilazione;
- raccogliere i dati di tutti gli ospiti;
- evitare messaggi sparsi;
- ridurre errori di trascrizione;
- controllare subito cosa manca;
- collegare i dati alla prenotazione;
- preparare meglio la registrazione;
- lavorare meglio da telefono.
Per un singolo soggiorno WhatsApp può bastare. Ma se gestisci più prenotazioni, il link diventa molto più pratico.
Come AlloggioPro ti aiuta
Con AlloggioPro puoi generare un link di check-in online per ogni prenotazione.
Lo invii all’ospite via WhatsApp, email, Airbnb o Booking.com. L’ospite compila i dati dal telefono e tu li ritrovi in app, collegati alla prenotazione corretta.
In questo modo non devi ricopiare informazioni da messaggi separati e puoi controllare più facilmente se manca qualcosa.
AlloggioPro ti aiuta anche a collegare i dati ospiti alla gestione dell’alloggio, al calendario e agli arrivi.
Conclusione
Puoi chiedere i dati ospiti via WhatsApp, ma devi farlo con un messaggio chiaro.
Il punto più importante è specificare sempre che servono i dati di tutti gli ospiti, non solo della persona che ha prenotato.
Per lavorare meglio, però, la soluzione più ordinata è inviare un link di check-in online. Così l’ospite compila i dati in modo guidato e tu li ricevi già organizzati.
Se vuoi evitare messaggi ripetitivi, dati incompleti e informazioni sparse in chat, AlloggioPro ti permette di gestire il check-in online in modo più semplice.
